Cách đọc hiểu hàng tồn kho trong báo cáo tài chính

Hàng tồn kho không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh mà còn ảnh hưởng đến sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Vì vậy, việc tối ưu hóa quản lý hàng tồn đóng vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công và phát triển bền vững cho doanh nghiệp. 

Trong bài viết này, hãy cùng Stock Insight tìm hiểu về khái niệm hàng tồn kho là gì, tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho và các giải pháp hiệu quả để giải quyết vấn đề này.

Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là số lượng hàng hóa, nguyên liệu hoặc sản phẩm đã được sản xuất hoặc mua vào, nhưng chưa được tiêu thụ hoặc bán hết trong thời gian hiện tại. Hàng tồn thường được lưu trữ trong kho hoặc nhà kho của doanh nghiệp để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh trong tương lai hoặc để bán ra khi thị trường có nhu cầu.

Tuy nhiên, việc quản lý hàng tồn cần được thực hiện một cách hiệu quả để tránh tình trạng hàng tồn dư thừa hoặc thiếu hụt, đồng thời giảm thiểu các chi phí không cần thiết.

Hàng tồn kho bao gồm những gì?

Hàng tồn kho thường được phân loại thành ba loại chính là nguyên liệu, hàng hóa đang trong quá trình sản xuất và sản phẩm hoàn thành. Cơ quan thuế cũng phân loại hàng hóa và vật tư là các loại hàng tồn kho bổ sung.

Nguyên liệu

Nguyên liệu là các vật liệu chưa được chế biến sử dụng để sản xuất một sản phẩm. Một số ví dụ về nguyên liệu bao gồm:

• Nhôm và thép để sản xuất ô tô
• Bột mì để các tiệm bánh sản xuất bánh mì
• Dầu thô được nắm giữ bởi các nhà máy lọc dầu

Hàng đang trong quá trình sản xuất

Hàng tồn đang trong quá trình sản xuất là các sản phẩm chưa hoàn thiện, chờ đợi hoàn thành và bán lại. Hàng tồn đang trong quá trình sản xuất còn được gọi là hàng tồn kho trên đường sản xuất. Một chiếc máy bay bán thành phẩm hoặc một chiếc du thuyền đã được lắp ráp một phần thường được coi là hàng tồn đang trong quá trình sản xuất.

Thành phẩm

Sản phẩm hoàn thành là các sản phẩm đã trải qua quá trình sản xuất, đã hoàn thành và sẵn sàng để bán. Nhà bán lẻ thường gọi hàng tồn này là hàng hóa. Một số ví dụ phổ biến về hàng hóa bao gồm điện tử, quần áo và ô tô được nắm giữ bởi các nhà bán lẻ.

Hàng tồn kho phản ánh năng lực doanh nghiệp

Hàng tồn kho là một trong những chỉ số quan trọng để đánh giá năng lực kinh doanh của một doanh nghiệp. Việc quản lý hàng tồn đúng cách có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí lưu trữ và vận chuyển, tăng cường khả năng cạnh tranh và tăng doanh thu và lợi nhuận.

Khi một doanh nghiệp bán hàng tồn với tốc độ nhanh hơn so với đối thủ cạnh tranh, doanh nghiệp sẽ gánh chịu chi phí giữ hàng thấp hơn và giảm chi phí cơ hội. Điều này giúp cho quá trình bán hàng tồn trở nên hiệu quả hơn. Ngoài ra, tốc độ lưu thông hàng tồn cũng phản ánh khả năng của doanh nghiệp trong việc quản lý nguồn lực và dự đoán nhu cầu thị trường.

Tầm quan trọng của việc quản lý hàng hóa tồn kho

Việc hàng hóa tồn kho là một vấn đề rất quan trọng đối với các doanh nghiệp trong các ngành bán lẻ, sản xuất, dịch vụ ăn uống và các ngành khác đòi hỏi sử dụng hàng hóa để phục vụ khách hàng. Tuy nhiên, hàng tồn cũng đem lại nhiều rủi ro cho doanh nghiệp như lãng phí hàng hóa, mất cắp, hư hỏng hoặc thay đổi trong nhu cầu. Do đó, việc quản lý hàng tồn đúng cách là vô cùng quan trọng cho sự thành công của doanh nghiệp.

Quản lý hàng tồn giúp doanh nghiệp biết được khi nào cần phải nhập hàng hóa mới, số lượng cần mua hoặc sản xuất, và giá phải trả. Đồng thời cũng giúp doanh nghiệp biết khi nào nên bán hàng, với mức giá bao nhiêu. Nếu việc quản lý hàng tồn được thực hiện đúng cách, doanh nghiệp sẽ có được hiệu quả trong kinh doanh, đạt được lợi nhuận và tăng cường năng lực cạnh tranh.

Các phương pháp quản lý hàng tồn phù hợp khác nhau tùy thuộc vào ngành công nghiệp. Ví dụ, các doanh nghiệp trong ngành dầu khí có thể lưu trữ lượng hàng tồn lớn trong thời gian dài, trong khi các doanh nghiệp kinh doanh các sản phẩm dễ hư hỏng hoặc có nhu cầu thay đổi nhanh chóng thì không thể lưu trữ hàng tồn lâu dài. Do đó, việc quản lý hàng tồn phù hợp giúp các doanh nghiệp đạt được hiệu quả kinh doanh và cạnh tranh tốt trên thị trường.

4 hoạt động chính trong quy trình quản lý hàng tồn kho

Tùy vào loại hình kinh doanh hoặc sản phẩm được phân tích, một công ty sẽ sử dụng các phương pháp quản lý hàng tồn khác nhau. Một số trong số các phương pháp này bao gồm sản xuất theo tiến độ Just In Time (JIT), lập kế hoạch nhu cầu vật liệu (MRP), số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) và số ngày bán hàng tồn kho (DSI). Có nhiều phương pháp khác nhau, nhưng đó là bốn phương pháp phổ biến nhất được sử dụng để phân tích hàng tồn.

Sản xuất theo tiến độ (JIT – Just-in-Time)

Phương pháp này bắt nguồn từ Nhật Bản vào những năm 1960 và 1970. Toyota Motor là nhà đóng góp nhiều nhất vào sự phát triển của mô hình này. Phương pháp này cho phép các công ty tiết kiệm số tiền đáng kể và giảm lãng phí bằng cách chỉ giữ lại số lượng hàng tồn kho cần thiết để sản xuất và bán sản phẩm. Cách tiếp cận này giảm chi phí lưu trữ và bảo hiểm, cũng như chi phí thanh lý hoặc loại bỏ hàng tồn kho dư thừa.

Tuy nhiên nếu nhu cầu tăng đột ngột, nhà sản xuất có thể không thể tìm nguồn cung cấp hàng hóa cần thiết để đáp ứng nhu cầu đó, gây tổn hại đến danh tiếng với khách hàng.

Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP – Materials Requirement Planning)

Doanh nghiệp dùng đến công nghệ hay phần mềm để dự đoán thời điểm và số lượng nguyên vật liệu cần thêm vào trong quá trình sản xuất.

Phương pháp quản lý kho này phụ thuộc vào dự báo doanh số, có nghĩa là các nhà sản xuất phải có các bản ghi chính xác về doanh số để cho phép lập kế hoạch chính xác về nhu cầu kho và báo cáo những nhu cầu đó cho các nhà cung cấp vật liệu đúng thời điểm.

Ví dụ, một nhà sản xuất ván trượt sử dụng hệ thống quản lý kho MRP có thể đảm bảo rằng các vật liệu như nhựa, gỗ và nhôm có sẵn trong kho dựa trên các đơn đặt hàng được dự báo. Việc không thể dự báo chính xác doanh số và lập kế hoạch mua hàng tồn dẫn đến sự không thể hoàn thành các đơn đặt hàng của nhà sản xuất.

Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ – Economic Order Quantity)

Mô hình này được sử dụng trong quản lý kho bằng cách tính toán số lượng đơn vị sản phẩm mà một công ty nên mua sao cho vừa đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp đồng thời giảm thiểu được chi phí tồn kho.

Các chi phí hàng tồn kho trong mô hình bao gồm chi phí giữ hàng và chi phí thiết lập. Mô hình EOQ tìm cách đảm bảo rằng số lượng kho hàng đúng được đặt hàng cho mỗi đợt để công ty không phải đặt hàng quá thường xuyên và không có quá nhiều hàng tồn.

Công thức tính như sau:

Trong đó:

D: Nhu cầu hàng hóa trong đơn vị (thường tính theo năm)

S: Chi phí đặt hàng (cho mỗi đơn đặt hàng)

H: Chi phí lưu kho (cho mỗi đơn vị sản phẩm, tính theo năm)

Ví dụ, một doanh nghiệp đang kinh doanh sản phẩm nước đóng chai bán 1.000 thùng nước mỗi năm. Chi phí  lưu kho cho 1 thùng thước là 140.000 đồng, và chi phí cố định để đặt hàng là 100.000 đồng.

Theo công thức

Như vậy doanh nghiệp này có thể đặt hàng với số lượng là 38 thùng để tối ưu hóa chi phí đặt hàng và lưu trữ hàng hóa.

Ngày bán hàng tồn kho (DSI – Days Sales of Inventory)

Chỉ số tài chính này cho biết số ngày trung bình mà một công ty cần để bán hàng tồn kho, bao gồm các hàng hóa đang trong quá trình sản xuất chuyển thành doanh số bán hàng. DSI còn được biết đến với tên gọi là tuổi trung bình của hàng tồn, số ngày tồn kho tối đa (DIO), số ngày tồn kho (DII), số ngày bán hàng tồn hoặc số ngày tồn kho, và có thể được giải thích theo nhiều cách khác nhau.

DSI là một trong những thước đo được các nhà phân tích sử dụng để đo lường hoặc đánh giá hiệu quả bán hàng. Lưu ý rằng chỉ số DSI cao cho thấy doanh nghiệp không có khả năng quản lý hàng tồn hoặc mặt hàng của doanh nghiệp thuộc loại sản phẩm khó bán. Ngược lại, DSI thấp phản ánh hoạt động kinh doanh trôi chảy của doanh nghiệp, thể hiện qua việc không tốn nhiều thời gian để thanh lý hàng tồn. Ngoài ra, chỉ số DSI trung bình có thể khác nhau giữa các ngành công nghiệp.

Lời kết

Hàng tồn kho là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một công ty. Việc quản lý và kiểm soát hàng tồn đòi hỏi sự chính xác và tính chuyên môn cao,nhằm đảm bảo khâu sản xuất và kinh doanh diễn ra liên tục. Từ đó đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tối ưu hóa chi phí.

Việc cân bằng nhu cầu khách hàng và chi phí hàng tồn kho hứa hẹn sẽ mang lại lợi ích lớn cho công ty, giúp cải thiện hiệu suất kinh doanh và tăng lợi nhuận. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu được khái niệm, phân loại, phương pháp xử lý hàng tồn kho và ý nghĩa của nó trong bảng cân đối kế toán.